Checklist para preparar uma reunião

Iremos publicar listas práticas simples para organizadores, sob a etiqueta “checklists para activistas”. A versão PDF desta estará disponível aqui: Checklist – Reuniões v1. Se desejares fazer download, toma atenção ao número da versão pois poderemos actualizar os ficheiros posteriormente.

 

Aviso: Organizar é um acto político. Uma reunião não pode ser reduzida a uma checklist. Contudo, esta lista pode ajudar com a logística e talvez servir de lembrete para algumas componentes chave para organizar a reunião.

 

Antes da reunião

⎕ A reunião é anunciada, o que significa que é publicitada ( através do website do grupo, newsletter, página de Facebook, etc…) ou que os membros do grupo são informados (através da mailing list, emails individuais, telefone, SMS, WhatsApp/Telegram/grupo SIgnal, etc…)

⎕ O local da reunião está confirmado.

⎕ Temos tudo o que é necessário para a reunião.

⎕ Projector.

⎕ Ecrã para projecção.

⎕ Sistema de som.

⎕ Computador.

⎕ Ligação Internet.

⎕ Quadro branco.

⎕ Marcadores para quadro.

⎕ Bloco de flipchart.

⎕ Papéis.

⎕ Sei quantas pessoas esperar.

⎕ Li as actas da reunião anterior para assuntos e tarefas pendentes, feedbacks necessários e próximos eventos e tarefas.

⎕ Preparei uma agenda de reunião provisória.

⎕ Sei quem irá facilitar a reunião.

⎕ Os facilitadores desenvolveram ferramentas para facilitar processo de decisão colectivo.

⎕ Os participantes  conhecem a agenda da reunião ou pelo menos os objectivos da reunião.

⎕ Conheço a atitude/política/decisão  do grupo acerca da moderação progressiva.

⎕ Sei quando a reunião deve acabar.

 

Durante a reunião

⎕ Os participantes conhecem-se uns aos outros ou pelo menos os organizadores da reunião.

⎕ Os participantes conhecem os sinais de mão que podem ser usados durante a reunião.

⎕ A agenda da reunião é anunciada.

⎕ Há um facilitador (quer decidido no momento, ou anunciado se previamente decidido).

⎕ Todos devem saber quando a reunião deve acabar.

⎕ Actas de reunião estão a ser escritas.

⎕ Garantimos que toda a gente participa (Moderação progressiva? Recém-chegados?)

⎕ Cronometramos os tópicos  cuidadosamente de forma a não apressar assuntos potencialmente importantes.

⎕ Certificamo-nos que as tarefas são entregues a pessoas.

⎕ Garantimos que as tarefas tenham prazos de conclusão.

⎕ Sabemos quando e onde a próxima reunião será – caso exista.

 

Após a reunião

⎕ Limpamos o espaço de reunião.

⎕ Devolvemos qualquer material emprestado.

⎕ As actas da reunião e decisões são partilhadas com o grupo/organizadores.

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