Checklist para escrever actas nas reuniões

Iremos publicar listas práticas simples para organizadores, sob a etiqueta “checklists para activistas”. A versão PDF desta estará disponível aqui: Checklist – Escrever Acta v1 Se desejares fazer download, toma atenção ao número da versão pois poderemos actualizar os ficheiros posteriormente.

Antes da reunião

⎕ Conheço os tópicos e a agenda da reunião.

⎕ Sei quão detalhadas devem ser as actas: só as decisões e a informação, ou todas as discussões? (no último caso pode ser melhor ter mais do que uma pessoa a tomar notas.)

⎕ Sei se há um processo de validação: as notas devem ser aprovadas ou modificadas antes de finalizadas?

⎕ Sei qual é a data limite para entregar a acta.

⎕ Sei para onde enviar a acta.

Durante a reunião

⎕ Tomei nota das presenças (se necessário).

⎕ Estruturei as notas como tópicos e subtópicos.

⎕ Interrompo a discussão se estava demasiado rápida para tomar notas.

⎕ No caso do leitor ter que fazer algo, escrevi AGIR (bold e em maiúsculas) seguido da descrição da acção necessária.

Exemplo: ”AGIR: Toda a gente preencha este formulário [link] até segunda-feira.”

⎕ Para tarefas específicas, escrevi o nome da pessoa a bold.

Exemplo: ”Na terça-feira teremos treino de acção. O Ernesto vai preparar o conteúdo.”

Depois da reunião

⎕ Formatei e organizei as notas de forma a que as pessoas que não estiveram presentes na reunião percebam o resumo.

⎕ No início da acta criei uma secção CHAVE onde compilei a lista de tarefas por pessoa.

Exemplo:

CHAVE

Vladimir: escrever a proposta de comunicado de imprensa.
Rosa: preparar o discurso para a acção de quarta-feira e imprimir panfletos.
Ernesto: preparar o treino de acção, marcar a presença na clínica.
etc.”

⎕ Enviei a acta ou comecei o processo de validação da mesma.

⎕ Se houver um processo de validação: actualizei o ficheiro e enviei a versão final.

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